Na první pohled se vám možná zdá, že téma týkající se nájemní smlouvy kancelářských prostor a otázky, kde bude sídlo kanceláře firmy, příliš nesouvisí s hlavním bussinesovým plánem společnosti. Pokud top management vnímá tento strategický bod jako okrajový a nevěnuje mu patřičnou pozornost, může to být zásadní chyba, která bude pro přirozený rozvoj firmy spíše brzdícím faktorem.
Velice často se celkové ekonomické výdaje, o kterých se při procesu přesídlení společnosti rozhoduje, zřídka kdy uvádí v konečné sumě. To je hlavní důvod, proč tak často vedení jakékoliv firmy uniká, že z celkového hlediska se jedná o nezanedbatelné částky. Zpravidla platí, že pro administrativní organizaci představují meziroční výdaje na kancelářské prostory a infrastrukturu druhý největší segment nákladů, hned po mzdových nákladech. Navíc dalším zcela běžným rizikem, které nahrává nesprávnému rozhodnutí je fakt, že proces přesídlení jakékoliv firmy se zpravidla potýká s časovou tísní, k níž dochází při velké většině přesunů do zcela nových kancelářských prostor a administrativních budov a důsledkem je nekoncepční přeskakování důležitých kroků. Nové prostory je třeba vnímat jako novou šanci pro systematické „znovuobrození“ nejrůznějších procesů ve společnosti. Navíc praxe ukazuje na fakt, že změna pronajímaných prostor často vede k poměrně vysoké úspoře financí, která se pohybuje v horizontu cca 20% nákladů.
Příležitost k úplně novému restartu společnosti
Přesídlení firmy do úplně nových prostor je třeba vnímat jako skvělou možnost „nastartování firmy“, jež poskytuje příležitost realizovat různé nové optimalizační pochody, nápady, inovace, zkrátka možnost vytvořit zcela nový podpůrný element pro mnohem lepší efektivnost celého chodu společnosti. Erik Štefanovič k tématu promyšleně vedeného procesu přesídlení uvádí: „Je třeba vnímat tuto radikální proměnu jako významnou přidanou hodnotu, která může zejména obchodní procesy výrazně podpořit a celkově zefektivnit. Hlavním klíčem k jasnému úspěchu je však promyšlené a srozumitelné stanovení svých potřeb a všech požadavků.“
Detailní definice vlastních požadavků
Ještě před tím, než se nájemník začne na trhu prezentovat jako někdo, kdo hledá budovu nebo kancelářské prostory, čímž se dostává do hledáčku těch, kteří se ho budou snažit získat na svoji stranu nejrůznějšími argumenty, musí si předem vytvořit jasnou představu o tom, co bude jeho firma ve skutečnosti potřebovat. Každopádně je vhodné si přesně vymezit nápady a všechny vize, čeho chceme například díky novým kancelářským prostorům dosáhnout a co je možné naopak omezit. Tak je možné se snáze při porovnávání jednotlivých nabídek kancelářských prostor vyhnout nepohodlnému riziku ztráty přehledu. Jde například o strategickou otázku jaké lze očekávat celkové odchylky v nárůstu nebo naopak úbytku zaměstnanců či které jsou stěžejní pracovní strategie, jež chceme díky novým prostorům změnit popřípadě zefektivnit. Co se týče uspořádání těchto kancelářských prostor, je vhodné si také odpovědět na otázku, které činnosti ve firmě si zaslouží nové předělané prostory pro efektivnější spolupráci. Zda by bylo vhodné například vytvořit více kontaktních zón pro vaše zaměstnance celkově, popřípadě jaké procesy si naopak díky svému specifickému stylu práce vyžadují mnohem větší míru klidu a oddělení od firemního ruchu. Nové firemní zázemí může být díky nápadité architektuře také příležitostí pro to, abychom zdůraznili jaké hodnoty a vztahy se snažíme mezi svými zaměstnanci v rámci firemní kultury podporovat nebo naopak trochu omezit. Tyto všechny aspekty a mnohé další mohou vytvořit zřejmý koncept, jak by mělo nové firemní zázemí ve skutečnosti fungovat a vypadat. „Při realizaci jakéhokoliv projektu v rámci přesídlení kancelářských prostor pro nadnárodní korporaci firmu Mondelez v Bratislavě jsme formulaci konceptu kanceláří zařadili do katalogu potřeb, který je velice detailně zpracovanou analýzou potřeb klienta a při poctivém zodpovězení a definicí potřeb zároveň i podrobným návodem pro odborného architekta, projektanta a také procesního manažera, který na základě takového dokumentu umí vyhledat a realizovat klientovi kancelářské prostory zcela na míru jeho skutečným potřebám“, odpovídá Erik Štefanovič ze společnosti DELTA Projektconsult, jež má svoji pobočku také na Slovensku a která za proces přesídlení společnosti Mondelez spolu se svým obchodním partnerem společností M.O.O.CON ručila.
Nezávislé odborné poradenství od zkušených profesionálů
Zcela nový přístup k myšlence přesídlení společnosti nabízí na českém trhu zkušený tým DELTA se svým partnerem společností M.O.O.CON. Naším cílem je poskytovat našim klientům skutečně nezávislou, ale odbornou expertízu, která bude pro našeho klienta v rámci procesu přesídlení skutečnou přidanou hodnotou a která srozumitelně poukazuje na skutečně důležité sounáležitosti mezi jednotlivými fázemi celkového procesu včetně odůvodněného doporučení a přesvědčivé apelace. „Je třeba si uvědomit, že naše služby nejsou motivované pouhou provizí za zprostředkovaný pronájem této kancelářské budovy. Naopak, my se z pohledu procesního manažera, architekta a projektanta snažíme plně soustředit jen na unikátní požadavky klienta a hledáme prostory, které budou naprosto vyhovující pro potřeby takového klienta. Tedy hledáme objekt, který se nejlépe přizpůsobí potřebám všech našich klientů. Tedy ne naopak, aby se klient přizpůsobil prostorům, které nabízí realitní agent nebo popřípadě agentura. V tom cítíme ten hlavní rozdíl a poctivý základ pro nezávislé poradenství a oboustranně prospěšné partnerství. Díky tomu, že nemáme žádný vztah k potenciálním nabídnutým nemovitostem, dokážeme skutečně objektivně v tomto procesu hledání zcela nového administrativního zázemí zájmy klienta ochránit, a to i za často složitých a nepřehledných podmínek, vysvětluje Erik Štefanovič a závěrem k tématu dodává: Efektivní projektový management musí naopak započít jako podpůrná a poradenská činnost už ve chvíli prvních plánů, tedy ještě před vyhledáním objektu. Právě v tomto bodě se provádí důležité rozhodnutí s vysokým finančním dosahem a právě zde může kvalitní projektový management sehrát klíčovou roli a díky přehledné diskuzi a vysvětlení dostupných možností, správně nasměrovat strategický krok firmy a výrazně zvýšit přidanou hodnotu jak společnosti, tak i její značce a reputaci.
Pokud Vás téma komplexního a nezávislého poradenství v procesu přesunu a projektové přípravy nových kancelářských prostor s promyšleným architektonickým konceptem zaujalo, kontaktujte společnost DELTA Projektconsult.